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王智魁

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香港公开大学教育硕士 中学生语文类报纸《学子读写》报总编, 主编学生作文书30本,在省级以上报刊发表各类文章300余篇,连续十多年参加陕西省高考语文阅卷工作,并任阅卷组小组组长。深入中学校园,做过100多场关于写作的报告。中学语文骨干教师培训班教师,愿结交更多热爱中学生读写教育及其研究的朋友。 《学子读写》报电子信箱: xueziduxie@163.com

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【引用】“如何删除word中多余的空格和空行”及其他  

2011-05-31 07:56:37|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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“如何删除word中多余的空格和空行”及其他

一、去掉表格和格式

为了版面的整齐,网页文档都是以表格的形式存在的,只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0,所以我们在网页上看不到表格。另外,网页文档中换行用的都是手动换行符,还有对字体等格式的设置。如果把从网页上复制的文字直接粘贴到Word中,那么它们也都粘贴进来了,这给重新排版带来了很大的麻烦。

从“编辑”菜单中单击“全选”,然后单击“剪切”,再单击“选择性粘贴”。在打开的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”,确定。这样表格和各种格式都没了,手动换行符也变成了回车符(段落标记)。另外还可以从“文件”菜单中选择“另存为”,把文档保存为纯文本文件,再用Word打开,效果和上面的方法完全一样。

如果刚从网页上复制了文字,那么在Word中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤,这样将省事得多。

二、删除空格

网页文字中会有许多的空段和空格,在Word中排版时也需要清除。那么为什么这一步要删除空格,而不是先删除空段呢?道理是:有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格,而有空格的段落并不是真正的空段,在Word中没法对它们批量执行删除操作。

首先,从“编辑”菜单中打开“替换”对话框(打开后暂时不要关闭,后面的操作都要在这里完成)。把光标定位到“查找内容”文本框中,按一下空格键输入一个空格(默认情况下是半角空格),“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”,Word将删除所有的空格。你可能会说怎么我这还有许多空格呀?别急,如果这样的话,那是因为这个文档中还有另外两种空格:全角空格和制表符空格。对这两种空格,半角空格是不会把它们当一家人的,所以替换时对它们置之不理。打开中文输入法,按Shift+空格键,切换到全角状态,然后按空格键在“查找内容”框里输入全角空格,“替换为”为空,再按“全部替换”,所有的全角空格也都删除了。再单击对话框中的“高级”按钮,然后单击“特殊字符”,选择“制表符”,在“查找内容”框中会出现“^t”(当然也可以手工输入),“替换为”为空,再单击“全部替换”,制表符空格也都没了。

三、删除空段

删除空段的时机终于成熟了。在“查找和替换”对话框的“高级”模式下,两次单击“特殊字符”中的“段落标记”,“查找内容”框中将出现两个“^p”(也可以手工输入^p^p),再把光标定位到“替换为”框中,单击“段落标记”输入一个“^p”,再单击“全部替换”,文档中所有的空段全部消失。

其中的道理是什么呢?请想一下,没有空格的空段是怎样产生的?不正是我们连打了两次回车之后才有的么?现在把两个连续的回车替换成一个,正好消除了那个空段。

如果有连续的空段的话,一次替换不完,你可以多按几次“全部替换”,直到提示找不到替换的对象为止。

这样,你从网上复制的资料肯定会减肥,让你十分满意了。

用Word保存网页内容

在网上查到可用的资料,你可以先选中所需的内容,然后执行复制操作,在打开的Word文档中执行粘贴命令。复制的内容一般有这样几种情况:纯文字、带有表格的文本和图文混排。针对不同的内容及你的需要,应采取不同的处理方法,以达到满意的效果。

一、纯文字内容

如果复制的内容是纯文字形式,无表格与图片,且你愿意保留HTML文档中的格式及链接等,直接单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了,网页文字上原有的属性都会保留下来。但这时文档往往显得比较杂乱,需要重新编辑、排版,对其字号、字体、字形及行间距、对齐方式等进行重新设置。

在许多情况下文档中会出现大量的“手工换行符(箭头向下的符号)”,如果你采用删除后再回车加上段落标记的方法来处理,对于长文档来说是很费时的,这时你可以应用Word的“查找/替换”功能来轻松解决。在“查找/替换”对话框中,打开“高级”选项,在“查找内容”框中加上“^I”(手工换行符),在“替换为”框中加上“^p”(段落标记),只要再单击“全部替换”按钮,瞬间就完成替换操作。在有的文档中有两个“手工换行符”,这时只要在“查找内容”框中加上“^I^I”(两个手工换行符),再执行“全部替换”操作就可以了。

如果你不需要保留原来的格式及链接等,单击“编辑→选择性粘贴”,打开“选择性粘贴”对话框,在“粘贴”选项中选择“无格式文本”,确定就可以了。这样复制后的文本不带有任何格式,略做处理即可。如果你用的是Word2002,那就更方便了,直接单击工具栏上的“粘贴”按钮,此时复制的文本是带有格式的,但在复制文本的右下角有一个“选择粘贴”按钮,单击此按钮菜单的“仅保留文本”命令,你的文本立即转化为无格式的文本了。

经过上面的处理,你的文档中还有许多的无用空格的呢,可以再利用一下“查找/替换”功能删除干净。

二、带有表格的文本

有时我们从网页上复制的内容是带有表格的,这为排版带来了很大的麻烦,这时我们可以把表格去掉。你只要将光标移动到表格内的任一位置,单击“表格→转换→表格转换成文本”,弹出一个“表格转换成文本”对话框,再选择“段落标记”或“制表符”等文字分隔符,确定后,表格消失了,而文字完整保留下来,并且文字的格式及链接等都保留着。如果你只需要其文字内容,不想保留有关格式及链接等,利用“选择性粘贴”命令就能解决问题了。

三、图文混排形式

对于图文并茂的网页,复制到Word后,默认的图文环绕方式是“嵌入型”,一般还要对文档进行排版,对“文字格式”和“段落格式”进行设置。在利用“段落对话框”设置行间距时,下拉列表中提供了“倍距”、“最小值”、“固定值”几个选项,在此特别提醒你不要选择“固定值”选项。如果选择后,图片会置于文字的下面,被遮盖住,需要将图文环绕方式重新设置为“四周型”等环绕方式,图片才能完全显示出来。

将图文复制后,图片与文本的相对位置会发生一定的变化,有时为了某种特殊的需要,欲保持图片与文本的相对位置绝对不改变。可以采用抓图的方法,将网页完整地抓下来,把图片插入到Word中保存就可以了。

我们的Word文档中经常会有各种各样的表格。那么在编辑的过程中,就会不可避免地要对这些表格进行拆分、合并、删行等各种各样的修改。那么,掌握以下的小技巧,对于我们轻松应对Word表格定有帮助。

一、拆分和合并表格

表格的拆分和合并是经常要遇到的操作,特别是在同一文档中有较多表格的时候。先说合并表格吧。

其实合并表格很简单。只要把鼠标定位于两个表格中间的空行,按下“Delete”键将空行删除,那么这两个表格就会自动合并成一个。

再说拆分表格。

这个其实很简单:只要把鼠标定位于要成为第二个表格首行的那一行,然后点击菜单命令“表格/拆分表格”就可以了。如果您觉得这个操作还不够简单的话,那么在定位鼠标之后,按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷键,立刻可以把表格一分为二。这个操作简单吧?

如果您希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示,那么只需按下“Ctrl+Enter”快捷键就行了。

二、移动指定行

有时候表格就要完工了,忽然发现某一行的位置应该上调几行或下移几行。此时我们应该如何处理?在新位置插入空行,再将原来行的内容复制到此处,再删除原来行?这个方法不是不行,但是实在是太罗嗦。其实,将鼠标定位于要移动的行中任一单元格,然后在按下“Shift+Alt”键的同时,再按下小键盘上的向上的方向键“↑”,呵呵,看到了没有,鼠标所在的行及其内容就会自动上移,按下“↓”则下移,移到合适的位置松手即可。这一招简单很多吧?

如果要移动的是多行,那也不要紧。只要我们先选中要移动的行,然后再按下“Shift+Alt”和向上(向下)方向键就可以了。

此外,一直按下去,这些指定的行甚至可以移出表格,成为一个新的表格。呵呵,如果要从某一表格中“抽”出部分行作为新表格,这无疑应该是最简单的方法了。

好了,掌握这两个小小的技巧相信对于我们轻松应对Word表格,一定会有帮助的。有兴趣的话,不妨一试。

网页制作时,为了帮助设计者为网页元素定位,一般都采用表格的方式进行设计,所以复制网页内容时,通过:复制-粘贴的方式就会在Word中留下表格。这是操作方式的问题:

一、复制网页内容后,有两种方法可以去除表格:

1、粘贴到记事本中,再将记事本中的内容全选,复制粘贴到Word中;

2、直接粘贴到Word中时,应该选择菜单:编辑/选择性粘贴,选择无格式文本,这样表格都会自动去除。

二、已经复制到Word中内容,可以这样去掉表格:

选择了表格(就是表格左上角的表格标志,如果看不到,可以把光标定在表格中,一会儿就可以看到了)后,菜单:表格/转换/表格转换为文字,默认的制表符和重新选择段落标记都可以,然后确定,就可以自动去掉表格,但这样的文字要进行重新编辑。以后用上面的方法进行复制/选择性粘贴/无格式文本,就不会出现这样的问题了。

还可以和金同WPS结合来达到这个目的,并且这个可能是最简单可靠的。

把WORD文档里的文字复制到WPS里,然后全部选定---点击“工具”---点击“文字”---选择里面的选项“删除空格”,之后把这些文字重新复制粘贴回WORD里面就可以了。

其实用这个方法还可以删除空段、段落重排、删除段首空格等,非常方便实用,建议使用。这些方法对从网络上下载回来的文章,特别有效果。

 

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